Medewerkers die zich vaak ziekmelden, belasten de organisatie en hun collega’s. Want het werk moet worden verdeeld, vervangers ingehuurd, roosters omgegooid. Dat kost tijd, geld en legt druk op medewerkers die steeds weer in moeten springen voor hun veelvuldig zieke collega. Frequente verzuimers kunnen medische klachten hebben, maar vaak ligt de oorzaak van hun verzuim (ook) in de privésfeer. Aanleiding genoeg om een verzuimgesprek te voeren met deze medewerkers. Hier leest u meer over het hoe, wat en waarom van het ziekteverzuimgesprek.

De bedoeling van een ziekteverzuimgesprek is om, samen met de medewerker, onderliggende oorzaken van het (frequente) verzuim te identificeren. Zodra die oorzaken op tafel liggen, kunnen manager, HR-adviseur en medewerker naar oplossingen toe werken. 

Dit artikel biedt een uitgebreide kijk op het nut, het hoe, en waarom van ziekteverzuimgesprekken.

Verzuimgesprek voeren bij kort frequent verzuim
U nodigt de medewerker uit voor een verzuimgesprek, wanneer hij/zij vaak kortdurend ziek is—aangeduid als kort frequent verzuim. Uit verzuimcijfers (en de praktijk op de werkvloer) blijkt dan een duidelijk patroon in de ziekmeldingen van de medewerker. Vaak op maandagmorgen, na feestdagen, maar ook wel op momenten dat er iets extra’s van de medewerker wordt gevraagd op het werk.

Frequent kortdurend verzuim heeft vaak te maken met privéomstandigheden die van invloed zijn op de beschikbaarheid voor het werk. Bijvoorbeeld drankgebruik in het weekend, mantelzorgtaken of zorgen rondom het gezin, of relationele problemen. Daar kan de medewerker zelf iets aan proberen te doen, maar de organisatie kan ook faciliteiten beschikbaar stellen zodat de medewerker niet meer hoeft te verzuimen. Bijvoorbeeld door flexibele aanvangstijden toe te staan, zorgverlof te faciliteren of thuiswerken toe te staan als het weer even moeilijk is voor de medewerker. Ook kunt u de medewerker scholing aanbieden voor taken die hij/zij liever vermijdt.

DOE HET ZELF: Leidraad ziekteverzuimgesprek met Formulier

Doel van het verzuimgesprek
Met het verzuimgesprek moet duidelijk worden of er problemen zijn die het ziekteverzuim verklaren, zoals persoonlijke of werkgerelateerde issues. Het doel is uitdrukkelijk niet om medische aangelegenheden te bespreken, want die blijven het domein van de Arbodienst en bedrijfsarts. Als u van de bedrijfsarts hoort dat de medewerker terecht arbeidsongeschikt is op de verzuimdagen, is het verzuimgesprek waarschijnlijk niet de aangewezen weg om tot verzuimbeheersing te komen. U kunt dan aan de bedrijfsarts advies vragen over de beste manier om de medewerker te benaderen.

In het verzuimgesprek ligt de nadruk op de negatieve gevolgen die het verzuim heeft op de bedrijfsvoering en op collega’s die het werk moeten overnemen. Verder geeft u aan dat u naar hulpmiddelen wilt zoeken om de medewerker te ondersteunen, zodat hij/zij zich minder hoeft ziek te melden. De bedoeling is dat manager en medewerker afspraken maken over maatregelen die het verzuim in de toekomst kunnen verminderen én voorkomen.

Zo voer je een effectief verzuimgesprek
De bedoeling van het verzuimgesprek is dus, dat de manager informatie krijgt over de achtergronden van het verzuim en belangstelling toont voor de medewerker. Door met elkaar in gesprek te blijven, kan het verzuim op een effectievere manier worden aangepakt.

Leidinggeven door communiceren
Effectief management kenmerkt zich door een goede (werk-)relatie met de medewerkers, waarbij geregeld contact is over het functioneren en het welzijn van de medewerkers. Open communicatie helpt om de werksfeer te verbeteren en de verbondenheid van medewerkers met de organisatie te vergroten. Toch is het daarnaast soms ook nog nodig om formelere gesprekken te voeren waarbij manager en medewerker afspraken kunnen maken over taken, functioneren en ambities van de medewerker. Het verzuimgesprek is één van die formele gesprekken die daarbij kunnen helpen.

Het voeren van diverse HR-gesprekken, zoals functioneringsgesprekken, voortgangsgesprekken, verzuimgesprekken en personeelsbeoordelingen, is niet voor iedereen even vanzelfsprekend. Het is daarom aan te bevelen om managers te scholen om professioneel en empathisch HR-gesprekken te kunnen voeren.

Ethische en juridische overwegingen
Het is niet zinvol om verzuimgesprekken te voeren, als er geen deugdelijk preventief arbo- en verzuimbeleid is voor de aanpak van ziekteverzuim in de organisatie. Dat is dus altijd de eerste stap die moet worden gezet. Daarnaast is het essentieel om de privacyregels te respecteren bij het voeren van verzuimgesprekken. Zoals bekend, mag de werkgever niet vragen naar de medische/privé-oorzaak van het verzuim, maar de medewerker mag die informatie wel vrijwillig delen. Zet deze informatie beslist niet op papier, want daarmee verwerkt u bijzondere persoonsgegevens en dat mag niet van de privacywet AVG.

De keuze wie er in aanmerking komt voor een verzuimgesprek, moet objectief plaatsvinden, het liefst op basis van duidelijke gegevens uit het verzuimsysteem. Zo voorkomt u dat medewerkers op een verschillende manier worden behandeld. Natuurlijk houdt u wel de mogelijkheid om persoonlijke omstandigheden, als die bekend zijn, mee te laten wegen bij de eventuele uitnodiging voor een verzuimgesprek.

DOE HET ZELF: Leidraad ziekteverzuimgesprek met Formulier

Doorsturen: